Tietosuojaseloste / Privacy Policy

Tietosuojaseloste / Privacy Policy (english version below)

Tässä tietosuojaselosteessa informoimme yksinomaan Lapinkoski Oy:n kaupan asiakasrekisteristä ja sen tietojen käsittelyn periaatteista.

Voimme ajoittain muuttaa tietojasuojakäytäntöjämme sekä tätä tietosuojaselostetta. Suosittelemmekin tutustumaan tietosuojakäytäntöihimme säännöllisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Lapinkoski Oy
Ranuantie 231, 95200 Simo
+358453327932
Info@lapinkoski.fi
Y-tunnus 3189460-9

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Jussi Kesonen
Lapinkoski Oy

+358453327932
info@lapinkoski.fi

3. Rekisterin nimi

Lapinkoski Oy:n verkkokaupan asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, joka syntyy asiakkaan tilatessa tuotteita ja/tai palveluja Lapinkoski Oy:n verkkokaupasta. Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa Lapinkoski Oy:n verkkokaupan avulla verkossa tapahtuva kaupankäynti, kuten esimerkiksi tilaustietojen, laskutustietojen, maksuvahvistustietojen tai käsittelytietojen välittäminen Lapinkoski Oy:n  ja asiakkaan välillä. Tämän lisäksi rekisteriä kerätään asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseksi, asiakassuhteen ylläpitämiseksi sekä sähköiseen markkinointiviestintään silloin kun asiakas on antanut tähän suostumuksensa.

Lapinkoski Oy ei millään tavoin tallenna asiakasrekisteriinsä muiden kauppiaiden tuotteisiin tehtyjä tilauksia tai niihin liittyviä tietoja.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon. Tietoja voidaan käyttää profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

• Etu- ja sukunimi
• Osoite
• Postitoimipaikka
• Maa
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Henkilötunnus (yksityinen laskutusasiakas)
• Tilauksen lähdesivu

Yrityksistä rekisteröidään lisäksi:

• Yrityksen nimi
• Y-tunnus
• Verkkolaskuosoite
• Välittäjätunnus
• Viite
• Merkki

Lisäksi prosessin lisätietoja kentällä tarjotaan asiakkaalle mahdollisuus antaa vapaamuotoisesti myös muita aiheelliseksi katsomiaan tietoja.

 

Tietojen säilytysaika

 

Tietoja säilytetään niin kauan kun käyttäjällä ja Lapinkoski Oy:llä on voimassa oleva keskinäinen sopimus ja/tai suostumus.

 

Tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen voimassa olevan lainsäädännön asettamien velvollisuuksien, kuten esim. kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Tiedot kerätään Johku-verkkopalvelun sähköisillä lomakkeilla. Asiakkaat syöttävät tiedot henkilökohtaisesti tilatessaan Lapinkoski Oy:n Johku-verkkokaupasta.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Tietoja ei erikseen luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Tietoja voidaan teknisesti käsitellä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

Sähköisesti talletetut tiedot

 

Rekisteri sijaitsee Johku-palvelussa ja tietojen käsittelijänä toimii Aptual Commerce Oy. Täydellisiin rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja Aptual Commerce Oy:n tekninen ylläpitohenkilöstö.

 

Laajemmin Johku-palvelun tietosuojaperiaatteista: johku.fi/fi/tietosuoja

 

Manuaalinen aineisto

 

Lähtökohtaisesti vältämme rekisterissä olevien tietojen tulostamista manuaaliseksi aineistoksi. Mikäli joissain tilanteissa rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja ainoastaan rekisterinpitäjällä on aineiston käyttöoikeus.

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja korjata mahdollinen virheellinen tai puutteellinen tieto. Tämän oikeuden automatisoi Lapinkoski Oy:n käyttämä Johku-järjestelmä seuraavalla tavalla:

 

Johku kommunikoi käyttäjälle Oma Johku -palvelulla tämän henkilötietoja käsitelystä kauppiaan vahvistusviestien yhteydessä. Viestit sisältävät linkin Oma Johku -palveluun.

 

Oma Johkussa käyttäjä voi tarkastaa itsestään tallennetut tiedot ja tehdä tarvittaessa niihin oikaisuja. Palvelussa on myös toiminnallisuus, jonka avulla käyttäjä saa ladattua tiedot jäsennellyssä formaatissa tietojen siirtämiseksi järjestelmästä toiseen. Oma Johku -palveluun pääsee milloin vain osoitteessa johku.com/customer.

 

Oma Johku tarjoaa myös mahdollisuuden päättää Oma Johku -sopimus ja poistaa tiedot Oma Johkusta. Mikäli käyttäjä lopettaa Oma Johkun käytön ja päättää sopimuksensa Johkun kanssa, kaikki omien tietojen hallintaan liittyvät automaattiset toiminnallisuudet lakkaavat. Sopimuksen päättymisen jälkeen käyttäjän tulee hallinnoida omia tietojaan (tarkistus, oikaisu, oikeus tulla unohdetuksi, rajoittaminen, oikeus siirtää järjestelmästä toiseen) kirjallisesti suoraan Lapinkoski Oy:n kanssa. Lapinkoski Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Lapinkoski Oy vastaa kirjalliseen pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

Oma Johku -palvelun käyttö on maksutonta.

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

 

Huomioida kuitenkin kannattaa, että Lapinkoski Oy:n asiakasrekisteriin tallennetut tiedot syntyvät aina asiakkaan ostaessa tuotteita ja/tai palveluja. Tällöin Lapinkoski Oy:ta sitoo myös kirjanpito- ja verolainsäädännön asettamat velvoitteet aineiston säilyttämisestä.

 

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

13. Evästeet

 

Tämä sivusto käyttää evästeitä (cookies). Sivusto lähettää selaimelle pienen tiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä (väliaikaisia) istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeen tarkoituksena on parantaa käyttökokemusta sivustolla. Jos olet rekisteröitynyt käyttäjä, eväste hallinnoi myös sisäänkirjautumista ja pääsyä sivuille, jotka on tarkoitettu vain rekisteröityneille käyttäjille. Evästeiden avulla voidaan seurata ja tarkastella käyttäjän mielenkiinnon kohteita ja vaikuttaa tätä kautta palvelun käytettävyyteen. Internet-selaimet pääsääntöisesti hyväksyvät evästeet automaattisesti. Tarvittaessa evästeiden käytön voi poistaa selaimen asetuksista, jolloin osa toiminnallisuuksista poistuu.

 

Mainontaevästeitä voidaan käyttää auttamaan mainoskokemuksen optimointiin palvelun käyttäjälle. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat, myös Google, saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (1 pikselin kuvatiedosto) parantaakseen mainoskokemusta.

 

Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät sisällä käyttäjän henkilötietoja. Verkossa suoritettuja toimintoja ei voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

 

Laadittu: 1.5.2021

 

 

***********************************************

 

 

Privacy Statement

 

In this privacy statement, we only provide information about Lapinkoski Oy's trade customer register and the principles for processing its data.

 

We may change our privacy policy and this privacy statement from time to time. We encourage you to review our privacy policy regularly.

 

1. The controller

Lapinkoski Oy

Ranuantie 231, 95200 Simo

+358453327932

Info@lapinkoski.fi

Business ID 3189460-9

2. Person responsible for registration and / or contact person

Jussi Kesonen

Lapinkoski Oy

+358453327932

info@lapinkoski.fi

 

3. The name of the registry

Lapinkoski Oy's online store customer register

4. Legal basis and purpose of the processing of personal data / use of the register

The legal basis for the processing of personal data in accordance with the EU's general data protection regulation is an agreement that arises when a customer orders products and / or services from Lapinkoski Oy's online store. The purpose of the register is to enable online trading via Lapinkoski Oy's online store, such as the transmission of order information, billing information, payment confirmation information or processing information between Lapinkoski Oy and the customer. In addition, the register is collected to enable the contacts required by customer service, to maintain the customer relationship and for electronic marketing communications when the customer has given his or her consent.

Lapinkoski Oy does not in any way store in its customer register orders placed for other merchants' products or related information.

The data is not used for automated decision making. The data can be used for profiling.

5. Information content of the register

    First and last name

    Address

    Postal district

    Telephone number

    Email address

    Personal ID (private billing customer)

    Order source page

In addition, the following are registered companies:

    Name of the company

    Business ID

    E-invoice address

    Broker ID

    Reference

    Make

In addition, additional information about the process in the field will be offered to the customer to provide other information they deem appropriate in a free-form manner.

Data retention period

The information is stored as long as the user and Lapinkoski Oy have a valid mutual agreement and / or consent.

The data may be kept longer to the extent necessary to fulfill the obligations imposed by the applicable legislation, such as accounting and consumer trade responsibilities, and to demonstrate their proper fulfillment.

6. Regular sources of information

The information is collected using the electronic forms of the Johku online service. Customers enter the information in person when ordering from Lapinkoski Oy's Johku online store.

7. Regular disclosures and transfers outside the EU or the European Economic Area

The data will not be passed on separately and will remain with the controller only. The data may be technically processed outside the EU or the European Economic Area.

8. Registry Security Principles

The register shall be handled with due care and the data processed by the information systems shall be adequately protected. When registry data is stored on Internet servers, the physical and digital security of their hardware is adequately addressed. The controller shall ensure that the data stored, as well as the access rights to the servers and other information critical to the security of personal data, are treated confidentially and only by the employees whose job description it belongs to.

Electronically stored data

The register is located in the Johku service and the data processor is Aptual Commerce Oy. Only the registrar and the technical maintenance personnel of Aptual Commerce Oy can access complete registry information.

More about the data protection principles of the Johku service: johku.fi/fi/tietosuoja

Manual material

In principle, we avoid printing the information in the register as manual material. If, in some situations, manual material is printed from the register, the material will be kept in a locked state and only the registrar has access to the material.

9. Right of inspection and exercise of the right of inspection

Every person in the register has the right to check the information stored in the register and to correct any incorrect or incomplete information. This right is automated by the Johku system used by Lapinkoski Oy as follows:

Johku communicates to the user with the Oma Johku service about the processing of his / her personal data in connection with the merchant's confirmation messages. The messages contain a link to the My Johku service.

In My Oma Johku, the user can check the data stored on himself and make corrections if necessary. The service also has functionality that allows the user to download data in a structured format to transfer data from one system to another. My Johku service can be accessed at any time at johku.com/customer.

Oma Johku also offers the possibility to terminate the Oma Johku agreement and delete data from Oma Johku. If the user terminates the use of Oma Johku and terminates his contract with Johku, all automatic functionalities related to the management of his own data will cease. After the termination of the agreement, the user must manage his own data (review, correction, right to be forgotten, restriction, right to transfer from one system to another) in writing directly with Lapinkoski Oy. If necessary, Lapinkoski Oy may ask the applicant to prove his or her identity. Lapinkoski Oy will respond to the written request within the time period provided for in the EU Data Protection Regulation (generally within one month).

Use of the Oma Johku service is free of charge.

10. Other rights related to the processing of personal data

A person in the register has the right to request the removal of his or her personal data from the register ("right to be forgotten"). Data subjects also have other rights under the EU's general data protection regulation, such as restrictions on the processing of personal data in certain situations.

However, it is worth noting that the information stored in Lapinkoski Oy's customer